이메일 작성 Tip

제목에 핵심 내용 작성

직장인들은 하루에도 수십 통의 메일을 주고받으므로 제목을 통해 어떤 내용의 메일인지 파악할 수 있도록 작성합니다. 제목 앞에 [소속 부서], [긴급], [중요], [문의], [업무 공유], [회신 요망] 등의 말머리와 핵심 내용을 20자 내외로 작성하여 제목만 보고도 용건을 파악할 수 있도록 합니다. 제목을 작성하는 것이 어렵다면 본문 내용을 먼저 작성하고, 중요한 내용을 정리해 마지막에 제목을 작성하는 방법을 추천합니다.

본문은 두괄식으로 작성

본문 작성 시 간단한 인사말로 시작하여 바로 핵심 내용을 제시해야 합니다. 내용이 많은 경우에는 숫자로 번호를 매겨 구분하고, 중요한 내용은 진하게 표시할 때 전달하고자 하는 바를 명확히 전달할 수 있습니다. 첨부파일이 있을 경우, 첨부의 내용을 본문 안에 간략하게 요약하여 확인해야 할 첨부파일이 있음을 알려주도록 합니다. 마지막으로 감사 인사를 전하며 마무리하시기 바랍니다.

반드시 서명(연락처 등 기본정보) 삽입

메일 하단에는 회사명, 부서명, 이름, 직급, 연락처 등의 서명을 삽입하여야 합니다. 메일 내용에 문의가 있을 시 메일 외의 다른 수단을 통해 연락을 취할 수 있으므로 반드시 연락처가 담긴 서명을 작성해 주시기 바랍니다.

수신인은 업무 관련 실무자만 입력

메일 발송 시 수신인은 업무와 직접 관련이 있는 실무자만 입력하고, 수신인 외 진행 상황을 알아야 하는 사람은 참조(CC)에 작성하고, 다른 이들에게 노출하고 싶지 않은 사람은 숨은 참조에 적도록 합니다. 참조가 여러 명인 경우에는 직급순으로 작성하는 것을 추천합니다.

메일 발송 후 발송 사실 전달

상대방이 메일을 바로 확인하지 않을 수 있으므로 메일 발송 이후에는 메신저 또는 전화를 이용해 발송 사실을 전달합니다. 이를 통해 업무 속도를 높일 수 있습니다.

이메일 작성 예시

(새메일)

받는사람 영업팀 팀장님

참조 영업팀 과장님, 영업팀 대리님

제목 [영업팀] 1월 영업팀 워크숍 일정 공유합니다.

안녕하세요. 영업팀 OOO 사원입니다. 1월 영업팀 워크숍 일정을 공유합니다.

1. 일시 : 2021.1.7(목) ~ 2021.1.8(금) (1박 2일)

2. 장소 : OO 리조트

3. 참석인원 : 영업팀 전원(10명)

4. 목적 : 2020년 성과 공유 및 친목 도모

*첨부파일 : 영업팀 워크샵 기획안_201220.hwp

검토부탁드립니다. 감사합니다.

OOO 드림

회사명

소속/이름/직급

회사 주소

이메일 주소

연락처

* 본 예시는 이메일 작성 Tip을 토대로 이해를 돕기 위해 작성한 것입니다. 기업마다 이메일 형식과 파일명 작성 방법 등은 다를 수 있으므로 작성 시 기업 매뉴얼을 참고하여 작성하시기 바랍니다.

이메일 작성 시 체크리스트

• 수신인은 업무에 직접 관련이 있는 실무자만 입력했는가

• 참조인이 여럿일 때 직급순으로 작성했는가

• 제목에서 핵심 내용을 제시하고 있는가

• 두괄식으로 작성하고 있는가

• 첨부파일이 있음을 안내했는가

• 서명을 작성했는가

• 첨부파일 첨부 여부를 확인했는가