회의록 작성 Tip

회의 내용을 요약하여 작성

회의록은 회의 내용을 모두 작성하는 것이 아닙니다. 회의의 내용을 요약하여 회의 내용, 합의한 내용, 추후 진행 상황 등의 핵심사항을 바탕으로 2매 이내로 간략히 작성하도록 합니다.

회의 시 메모와 녹음 활용

회의의 내용은 바로 메모를 하고, 녹음을 하는 것도 좋은 방법입니다. 회의를 마치고 녹음된 파일을 다시 청취하며 회의록을 작성한다면 메모하며 놓쳤던 내용도 파악할 수 있습니다.

각자의 역할 공유

회의 이후 각자의 역할을 정리해야 합니다. 이를 정확히 정리하지 않으면 업무를 미루게 되고, 정해진 기한까지 업무를 완수하지 못하는 결과가 발생할 수 있습니다. 따라서 회의에서 정한 각자의 역할을 반드시 작성하도록 합니다.

회의록 공유 전 검토 필수

회의록을 공유하기 전, 회의에 참석했던 동료 또는 상사에게 검토를 받는 것을 추천합니다. 누락된 사항이 없는지, 내용은 정확한지, 맞춤법이 틀리지는 않았는지 1차 검토를 받은 후 회의록을 제공할 때 정확성을 높일 수 있습니다.

회의록은 빠르게 공유

회의록은 가능한 빠른 시간 내에 공유하는 것이 좋습니다. 이를 통해 회의 참석자와 참석하지 않은 업무 관련자들이 회의에서 결정된 내용을 파악하고, 잘못된 내용이 있을 시 수정할 수 있습니다. 또한 결정된 사항에 있어 각자의 역할을 빠르게 파악하고, 정해진 기간 내에 업무를 수행해야 하므로 회의록은 회의를 마치고 늦어도 하루 이내에 공유하도록 합니다.

회의록 작성 예시

회의록

1. 요약

2월 출간 예정 도서 마케팅을 위해 N사 사이트 배너광고 진행과 Y사 할인쿠폰 발송하기로 함

2. 회의 내용

가. 일시 : 2020. 12. 14.(월) 10:00~12:00

나. 참석자 : 편집팀, 마케팅팀, 디자인팀

다. 안건 : 2월 출간 예정 도서 마케팅 방향 논의

3. 합의 내용

가. N사 포털사이트 상단 배너 광고 진행

나. 도서 구매시 Y사 5,000원 할인쿠폰 발송

다. 신간 홍보를 위한 핵심 메시지 추출(편집팀), 배너 시안 제작(디자인팀)
N사 사이트 광고 마케팅 협의 후 결과 전달(마케팅팀)

4. 추후 진행 사항

가. 편집팀 : 12. 21.(월)까지 핵심 메시지 추출해 마케팅팀, 디자인팀에 전달

나. 디자인팀 : 12. 30.(월)까지 사이즈별 배너 디자인 완료

다. 마케팅팀 : 12. 30.(월)까지 N사 사이트 광고 마케팅 협의 완료

* 본 예시는 회의록 작성 Tip을 토대로 이해를 돕기 위해 작성한 것입니다. 기업마다 회의록의 형식은 다를 수 있으므로 작성 시 기업 매뉴얼을 참고하여 작성하시기 바랍니다.

회의록 작성 시 체크리스트

• 회의 내용을 요약하여 작성하였는가

• 회의 일정, 참석자, 안건은 정확한가

• 회의 이후 각자의 역할을 공유하였는가

• 오탈자나 문법 등에 잘못은 없는가

• 숫자 · 단위 등은 정확한가

• 누락된 사항은 없는가